Konference- og eventplanlægning
Konference- og messeplanlægning med Clarion Hotel®: Ekspertens bud på, hvad der er afgørende
Uanset om der er tale om et mindre internt kick-off eller en stor konference med tusindvis af deltagere, ligger forskellen mellem et vellykket arrangement og en frustrerende oplevelse sjældent i programmet alene. Oftere er det de mange små detaljer, der – hver for sig uanseelige, men tilsammen afgørende – former oplevelsen fra start til slut.
Hvad det betyder i praksis, ved Stine Svendsen bedre end de fleste. Som projektansvarlig for Campus, Elkjøp Nordics omfattende interne træningsprogram og den største teknologimesse i Norden, har hun i årevis planlagt og afviklet store, komplekse samlinger for medarbejdere på tværs af hele Norden – med Clarion Hotel® som fast samarbejdspartner år efter år.
“Det er de små greb, der afgør, om deltagerne tager hjem inspirerede eller frustrerede,” fortæller hun.
Et oplæringsprogram i stor skala
Elkjøp Nordic driver mere end 400 butikker på tværs af Norden under navnene Elkjøp i Norge, Elgiganten i Sverige og Elgiganten i Danmark samt Gigantti i Finland. Med et sortiment, der hele tiden fornyes, og medarbejdere fordelt over hele regionen er behovet for struktureret produktoplæring i stor skala betydeligt.
Campus er et af svarene. Den fire uger lange program samler hvert år tusindvis af medarbejdere til produktoplæring, undervisning i klasserum, konferencer og en stor intern teknologimesse – alt sammen med det formål at styrke både kompetencer og fælles kultur.
I mere end et årti har Campus haft sin base i The Qube, et stort konferencecenter og et af de mest etablerede af sin slags i Norden. Sammen har Elkjøp Nordic og Clarion Hotel® Oslo Airport udviklet en ramme, der kan bære et arrangement af netop den skala og med den kompleksitet.
Derfor betyder et langvarigt samarbejde noget
Svendsen har haft ansvaret for Campus i mange år. Med over ti år hos Elkjøp Nordic og en baggrund fra rejse- og hotelbranchen ved hun, hvor arrangementer typisk kan begynde at halte – og hvad der skal til, for at de fungerer.
At Campus har været afholdt hos Clarion Hotel® i så mange år, er ikke tilfældig.
Som hun forklarer det, er samarbejdet blevet bygget op gennem kontinuitet og gensidig tillid. Teamet ved, hvad de kan regne med rent praktisk, men bliver samtidig udfordret med nye idéer og forbedringer år efter år. Det er netop den balance, der gør, at fokus kan ligge på indholdet og deltagerne i stedet for på logistikken.
At afvikle Campus er en stor operation. Der kører parallelle spor for forskellige grupper på samme tid, på store arealer og med betydelige tekniske krav. I den sammenhæng skal en venue-partner både være pålidelig og let at samarbejde med.
“Det er et samarbejde, der er blevet stadig stærkere med årene. Jeg ved, at jeg kan stole på, at alt fungerer – samtidig med at de udfordrer os med nye idéer,” siger hun.
Hvad kendetegner en god konferencedag?
Ifølge Svendsen afgøres en god konferenceoplevelse aldrig af dagsordenen alene. Ofte er det de mest grundlæggende elementer – og netop dem, man lettest undervurderer betydningen af – der kommer til at sætte sig hos deltagerne:
En god start på dagen
God kaffe, friskpresset juice og omelet, der laves på bestilling.
Teknik, der fungerer
Ingen mikrofoner, der svigter, eller skærme, der ikke vil tænde.
Pauser og mad, der giver energi
Tid nok til at mingle, buffet der løbende bliver fyldt op, og en menu tilpasset forskellige behov.
Variation i løbet af dagen
Korte oplæg, workshops og rotation holder energien oppe.
Komfort efter en lang dag
Gode værelser og en seng, der giver energi til næste dag.
“Du kan have de bedste oplægsholdere i verden, men hvis komforten og maden ikke lever op til forventningerne, er det dét, folk husker,” uddyber hun.
Derfor skiller Clarion Hotel® sig ud
Spurgt om, hvad der gør Clarion Hotel® til et pålideligt valg ved konferencer og events i stor skala, peger Svendsen især på fire forhold:
1. Stabilt team med erfaring
At arbejde med de samme mennesker år efter år skaber tryghed, samtidig med at nye kræfter bidrager med friske perspektiver.
2. Fleksibilitet helt ned i detaljen
Menuerne tilpasses et nordisk publikum, forventningerne til kvalitet er klare, og afviklingen er stabil – også når presset er højt.
3. Fagligt modspil
I stedet for blot at sige ja til det hele bliver der udfordret på antagelserne, og der bidrages aktivt til programflow, pauser og opstillinger i lokalerne.
4. Kapacitet og kundskab
Arrangementer som Campus kræver både plads og logistisk overblik – noget, der er afgørende, når tusindvis af deltagere er samlet på samme tid.
Sådan undgås de mest almindelige faldgruber
Svendsen har selv deltaget i utallige konferencer gennem årene og har set de samme fejl gentage sig igen og igen.
Tekniske problemer topper listen. Få ting forstyrrer et rum hurtigere end en oplægsholder, der står muted foran flere hundrede mennesker, eller en præsentation, der ikke vil loade. Irritationen breder sig hurtigt og stjæler fokus fra indholdet.
For tætpakkede programmer, for korte pauser og mad, der ikke er tilpasset deltagerne, er andre klassiske udfordringer. Når folk er trætte eller sultne, bliver det svært at fastholde både læring og engagement.
4 grundprincipper i planlægningen
Med udgangspunkt i sine erfaringer vender Svendsen tilbage til nogle få grundprincipper, der angår planlægning af konferencer og jobrelaterede samlinger:
- Vær tydelig om formålet. Et teambuilding-arrangement kræver en anden struktur end et strategimøde.
- Kend målgruppen. Relevans afhænger af, hvem der sidder i rummet.
- Planlæg pauserne bevidst. De er vigtige både for indlæring og for den uformelle dialog.
- Tag ejerskab. Vær tæt på processen og samarbejd tæt med venue-partneren hele vejen.
Når de grundlæggende ting er på plads, er der større sandsynlighed for at skabe et arrangement, som deltagerne faktisk får udbytte af.
Messe- og konferencecentre i Norden
Din vision. Vores venues. Mærkbar effekt
Afhold messer og kongresser for 300+ deltagere med fleksibel opstilling, pålidelig teknologi og erfarne eventteams. Find den rette destination, og planlæg et gnidningsfrit arrangement.
Konferencer og møder
Nem og hurtig booking online
Det har aldrig været nemmere at booke et mødelokale eller en konference. Din næste begivenhed er kun et par klik væk.
Den oprindelige artikel er produceret af Schibsted Partnerstudio som annoncørindhold for Clarion Hotel® og blev første gang udgivet på norsk hos E24 i 2025. Læs den oprindelige artikel her. Den forhåndenværende udgave er redigeret og tilpasset til udgivelse på www.strawberry.dk
